خط مشی وجین
مقدمه
براي آنکه کتابخانه تبديل به انباري مرده از کتاب و ساير منابع اطلاعاتي بلااستفاده نگردد، عمل وجين منابع امري ضروري به نظر مي رسد. مجموعه باید به طور منظم وجین شود.اما اين امر نيز همانند کارکرد ارزيابي مجموعه منابع کتابخانه از طرف کتابداران بايد بطور ثابت، دائمي و منظم انجام گيرد.البته وجین مجموعه متناسب با الگوهای فردی استفاده از منابع کتابخانه متفاوت خواهد بود. در اين راستا کتابخانه ها و مراکز اطلاع رساني جهت روزآمد نگه داشتن و افزايش منابع، ناگزير هستند که منابع قديمي و بي استفاده را از مجموعه خارج نمایند. مطلوب است به صورت سالانه حدود 20درصد کتاب ها در مجموعه جایگزین شوند. از آنجايي که خروج کتاب از مجموعه کتابخانه بايد طبق ضوابط و دستورالعمل هاي مدون صورت پذيرد، لازم است آيين نامه جامع و کامل با هدف يکسان سازي عمليات وجين منابع و مواد کتابخانه، تهيه و در اختيار کتابداران قرار گيرد.
تعریف:
- وجين فرآيندي است که از طريق آن منابع مازاد، فرسوده و يا بدون مخاطب اعم از چاپي و غير چاپي از مجموعه خارج مي‌گردد
- در علم کتابداري بيشتر با محتواي تصفيه و پالايش مجموعه کتابخانه از مواد اطلاعاتي بي‌استفاده و يا از رده خارج و يا موادي که به ندرت از آنها استفاده مي‌شود تعبير شده است.
- طبق تعریف در استاندارد های کتابخانه ای،عمل حذف مدارک منفرد از مجموعه گرداوری یا در همکرد بر اساس معیارهای پیش از چاپ است. ممکن است این معیارها موارد مانند نبود ارزش ثانویه،رواج نداشتن،شرایط فیزیکی و نظایر آن را شامل شود
- شاخص‌ها و معيارها
الف- ميزان استفاده: با بررسي تعداد دفعات استفاده و يا به امانت رفتن يک منبع در يک دوره مشخص، مي‌توان دريافت که چه منابعي بسيار کم استفاده و يا بي‌استفاده بوده و واجد شرايط وجين مي‌باشند.
ب- ويرايش‌هاي قديمي با توجه به روزآمدی :
منابع علمي داراي نيمه‌عمر مشخص مي‌باشند و به همين علت به مرور اعتبار محتوايي خود را از دست داده و کم‌ارزش مي‌شوند
با افزوده شدن ويرايش‌هاي جديد منابع در مجموعه کتابخانه، ويرايش‌هاي قبلي را که مراجعه‌کننده ندارد، مي‌توان از مجموعه، وجين نمود. اما کتابداران مي‌توانند در صورت نياز و تشخيص، يک نسخه از ويرايش قديمي را در کتابخانه حفظ نمايند.
ج- نسخه‌هاي تکراري: باتوجه به محدودیت فضا منابعی گه بيش از حد لزوم و در زمان خاص بنا به شرايط در مجموعه گردآوري شده و در شرايط فعلي اهميت خود را از لحاظ استفاده از دست داده‌اند قابل وجین هستند.
د- وضعیت ظاهري: کتابهاي فرسوده و مستعمل که امکان صحافي و يا اصلاح نداشته و در حال حاضر نيز از اعتبار علمي لازم برخوردار نيستند جزو کتب وجيني محسوب مي‌شود
منابع مستثني از وجين:
- منابع هسته و مرجع هر رشته تحصيلي مشمول وجين نمي‌باشند.
- منابع نفيس و هنري که تصاوير رنگي و کاغذهاي اعلا دارند وجين نمي‌شوند.
- منابعي با موضوعات ادبي، سياسي، تاريخي، مذهبي و اطلس‌ها و کلیات نيز جزء منابع وجين محسوب نمي‌شوند.
اعضاي مجمع وجين
اعضا مجمع وجين در کتابخانه مرکزي و مرکز اسناد جهت تصميم گيري براي چگونگي اجرا نمودن وجين کتابها شامل:
رئيس کتابخانه مرکزي
کارشناس مسئول بخش امانت
کارشناس بخش فهرست نويسي
مراحل فرايند وجين
- قبل از انجام وجين منابع عمليات رف خواني توسط کتابداران انجام و تمام منابع از لحاظ مفقودي، امانت و موجودي کنترل و بازبيني شود .شروع کار وجين منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف‌خواني و قبل از آن غير‌ممکن و ممنوع است. کتابداران موظفند هر 2 سال يک بار (در فصل تابستان يا تعطيلات بين دو ترم)، به منظور ايجاد فضاي مناسب جهت منابع جديد و روزآمد نمودن مجموعه خود براساس شاخص‌ها و معيارهاي ذکر شده، مجموعه را بررسي و عمل وجين را همزمان با قفسه‌خواني مجموعه انجام دهند.
- عمليات وجين دربازه زمانی مناسب و ترجيحا در هنگام تعطيلات ترم دانشجويان انجام گردد که کتاب ها امانت داده نشوند و کار با دقت بيشتري انجام شود؛ براي انجام اين کار کتابخانه‌ها به تشخيص مسئول کتابخانه مي‌توانند وظايف خدمات امانت خود را در مقطع زماني مناسب تعطيل کنند تا کار با دقت بيشتري انجام گيرد.
- کتابها به تفکيک موضوع وجين شود و ليست کاملي از آنها تهيه گردد؛
- کتابهاي وجين شده در نرم افزار کتابخانه تعيين وضعيت شود؛
مراحل پس از وجين
پس از وجين، مسئول کتابخانه و يا کساني که مسئوليتي در اين مورد دارند، بايد نامه‌اي تهيه کرده، به پيوست آن نيز ليست منابع وجيني شامل: شماره ثبت، عنوان منبع، نام نويسنده، سال و ديگر مشخصات ضروري را به کتابخانه مرکزي ارسال نمايند. و سپس به تایید مدیر اطلاع رسانی پزشکی و معاونت پژوهشی برسد
کتابخانه مرکزي ليست پيوست را در اختيار کتابخانه‌هاي تابعه ديگر قرار داده تا در صورت نياز يا عدم نياز اعلام نمايند. در صورتي که کتابخانه‌اي اعلام نياز نمود، منابع مشخص شده جهت آن کتابخانه ارسال مي‌شود. در غير اينصورت از طرف کتابخانه مرکزي طي نامه‌اي بلامانع بودن خروج منابع وجيني از کتابخانه، ابلاغ مي‌گردد.
لازم است مسئول کتابخانه پس از انجام وجين فيزيک منابع، ليست منابع وجيني را در بايگاني کتابخانه نگهداري و همچنين در دفتر ثبت کتابخانه، يا در نرم‌افزار کتابخانه، منابع وجيني را با ذکر تاريخ وجين مشخص نمايد. سپس طبق سياست‌هاي اداري و مالي هر واحد نسبت به فروش، اهداء، امحاء و… منابع وجيني اقدام لازم صورت پذيرد.